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Fax e Mail server: L'integrazione ne rende più facile la gestione In primo piano

Scritto da  Claudio Treccani
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Le comunicazioni e la collaborazione sono elementi fondamentali per il successo di un'azienda. Le società capaci di integrare con esito positivo questi due fattori nei flussi di lavoro aziendali riducono le spese, incrementano l'efficienza e sfruttano appieno il valore del patrimonio informativo in loro possesso.


Parte di questo processo comporta l'integrazione di diversi metodi e sistemi di comunicazione. Storicamente, la posta elettronica (i dati ad essa relativi, come calendari, contatti e dati attività) e il traffico fax hanno viaggiato attraverso le reti di comunicazione su percorsi diversi, a cui si accedeva utilizzando strumenti differenti: computer e fax.

 

Una situazione come tante. Purtroppo

Oggi giorno è impensabile avere una struttura informatica antiquata non in grado di sopperire all'enorme mole di dati che tutti i giorni circolano all'interno di un'impresa. Le e-mail riempiono le caselle di posta tanto che se non scaricate continuamente creano non poche ansie alla nostra impiegata, sempre più impegnata a cercare di catalogarle in maniera ottimale per non rischiare, cascasse il mondo, di trascurarne una importante.
Certo, la cosa non è affatto semplice. Deve ingegnarsi per eliminare in prima istanza l'odiato spam che, come ogni volta, cerca di spingerla ad acquisti quantomeno dubbi, o peggio a spedire codici bancari per riparare ad errori commessi dalla banca, dal cliente X o dalla società finanziaria. Ciononostante dopo una dura selezione la nostra cara impiegata arriva ad avere le mail ben catalogate nel suo Outlook, cosa che le consente un notevole risparmio di tempo ogni qualvolta deve ricercare qualche dato utile, fattura o richiesta pervenutale.
Come ben sappiamo buona parte delle comunicazioni giornaliere passano infatti attraverso questo mezzo. È vero che si vedono ancora arrivare fax cartacei dai propri contatti poco propensi all'informatizzazione ma questi arrecano un ulteriore disagio alla nostra impiegata. Ora deve alzarsi per andare al fax, controllare il contenuto del messaggio, decidere se rispondere usando la mail come reputa più comodo o via fax scrivendo la risposta prima al computer per poi successivamente stamparla e spedirla. La nostra cara impiegata non deve sentirsi sola.

Dirigenti, commerciali, venditori, così come tutti gli stakeholder, sono alle prese giornalmente con la stessa realtà. Hanno mail importanti in arrivo minuto in minuto, le devono catalogare e gestire al meglio proprio come la nostra impiegata fa ogni giorno. Questi però hanno qualche difficoltà in più in quanto sono spesso fuori azienda, cosa che gli crea non pochi grattacapi. I doppioni sono una costante scomoda così come l'avere le mail sempre a portata di mano è una costante obbligatoria. Ora pensiamo di recarci in ufficio e, dopo tutto il lavoro svolto giornalmente per gestirle, di avere un guasto che ci impedisce di visualizzarle (ancora peggio il perderle completamente). Un errore umano, un errore del client di posta, un guasto alla workstation. Poco importa. La cosa veramente importante per noi è tornare in possesso delle nostre mail, catalogate e gestite così come a noi piaceva gestirle. In un ordine quasi maniacale o in un disordine ben conosciuto dove in pochi click arrivavamo a trovare ciò che cercavamo.

Questa situazione è pericolosa. Se dovesse succedere ti troveresti in
gravi difficoltà. Le possibilità offerte dai nuovi sistemi fax/mail server proposti da TSufficio possono ottimizzare la gestione di questi due mezzi facendoti risparmiare tempo ed energie e, allo stesso tempo, guadagnare sicurezza, efficienza e mobilità.

 

 

Nel nuovo mondo del lavoro, i dipendenti hanno bisogno di un più facile accesso a questi tipi di comunicazioni e ciò ha portato all'integrazione delle funzionalità di fax e posta elettronica in client desktop e mobili. L'introduzione di queste soluzioni consente l'accesso ai dati di posta elettronica e fax in maniera più efficiente, permettendo al contempo la loro gestione da qualsiasi luogo.



I vantaggi introdotti sono molteplici


-Costi minori. I sistemi integrati consentono il consolidamento di sedi e server, riducendo il numero totale di questi ultimi necessari per la fornitura dei servizi. Il consolidamento può limitare drasticamente i costi di manutenzione e assistenza, in modo particolare per le organizzazioni con uffici o filiali remote.

-Meno tempo perso. Si è in grado di inviare, ricevere e trovare rapidamente le informazioni di cui si necessita, indipendentemente dal formato di ricezione o dal luogo in cui ci si trova.

-Accesso ovunque. Consente l'accesso da client già familiari come Microsoft Office Outlook®, Outlook Web Access e da una vasta gamma di dispositivi mobili.

-Centralizzazione dei dati. La totalità delle informazioni sono convogliate nella Posta in arrivo dell'utente. I messaggi vocali, i fax, la posta elettronica, i dati relativi agli appuntamenti e i contatti si trovano così in un punto ben circoscritto, rendendone più facile l'accesso, la ricerca e la gestione da parte degli utenti.

-Rapidità di gestione. Si possono ordinare, gestire e utilizzare i diversi tipi di messaggi senza dover passare da un'applicazione o da un sistema all'altro.


 


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